70 Mẫu câu khi viết email tiếng Anh

Viết email tiếng Anh là kỹ năng quan trọng đối với sinh viên, người đi làm hay bất kỳ ai mong muốn giao tiếp quốc tế. Tuy nhiên, nhiều người gặp khó khăn trong việc sử dụng ngôn ngữ, chọn từ ngữ hay địa điểm câu. Dưới đây là 70 mẫu câu thông dụng trong email tiếng Anh, giúp bạn trở nên chuyên nghiệp hơn khi giao tiếp qua email.

1. Mở đầu email

Mở đầu email tiếng Anh cần tôn trọng và chính xác, tùy thuộc vào mục đích:

1. Formal:
   • Dear Mr./Ms./Dr. [Last Name],
     (Kính gửi Ông/Bà/Bác sĩ [Họ],)
   • To whom it may concern,
     (Gửi người có liên quan,)
   • Dear Sir/Madam,
     (Kính thưa Ông/Bà,)
2. Informal:
   • Hi [First Name],
     (Chào [Tên],)
   • Hello [First Name],
     (Xin chào [Tên],)
   • Dear [Team/Department Name],
     (Kính gửi [Nhóm/Phòng ban],)

2. Giới thiệu bản thân

Nếu đây là email tiếng Anh đầu tiên bạn gửi, hãy bắt đầu bằng việc giới thiệu ngắn gọn:

3. My name is [Your Name], and I am [Your Position] at [Your Company/Organization].
   (Tôi tên là [Tên của bạn], và tôi là [Chức vụ] tại [Công ty/Tổ chức của bạn].)
4. I hope this email finds you well.
   (Tôi hy vọng email này tìm đến bạn trong tình trạng tốt.)
5. I am writing to introduce myself as [Your Role].
   (Tôi viết email này để giới thiệu tôi là [Vai trò của bạn].)

3. Lý do gửi email

Trình bày lý do gửi email rõ ràng và dễ hiểu:

6. I am reaching out to you regarding [topic/issue].
   (Tôi đang liên hệ với bạn về [chủ đề/vấn đề].)
7. I am writing in reference to [specific matter].
   (Tôi viết để đề cập đến [vấn đề cụ thể].)
8. The purpose of this email is to [explain purpose].
   (Mục đích của email này là để [giải thích mục đích].)
9. I wanted to follow up on [previous conversation/email].
   (Tôi muốn theo dõi [cuộc trò chuyện/email trước đó].)

4. Yêu cầu thông tin

Khi bạn cần thông tin từ người nhận:

10. Could you please provide me with [specific information]?
    (Bạn có thể cung cấp cho tôi [thông tin cụ thể] được không?)
11. I would appreciate it if you could send me [details/documents].
    (Tôi rất cảm kích nếu bạn có thể gửi cho tôi [chi tiết/tài liệu].)
12. Would you mind sharing [data/information] with me?
    (Bạn có phiền chia sẻ [dữ liệu/thông tin] với tôi không?)
13. Can you clarify [specific issue]?
    (Bạn có thể làm rõ [vấn đề cụ thể] không?)

5. Đề xuất và đề nghị

Khi cần đề nghị hợp tác hoặc đề xuất:

14. I would like to propose [idea/project].
    (Tôi muốn đề xuất [ý tưởng/dự án].)
15. It would be great if we could discuss [topic] further.
    (Sẽ rất tuyệt nếu chúng ta có thể thảo luận thêm về [chủ đề].)
16. I am writing to suggest [action/solution].
    (Tôi viết để đề xuất [hành động/giải pháp].)
17. Would you be open to [idea/suggestion]?
    (Bạn có sẵn lòng [ý tưởng/đề xuất] không?)

6. Gửi tài liệu

Khi gửi email tiếng Anh kèm tài liệu:

18. Please find attached [file/document].
    (Vui lòng xem tệp/tài liệu đính kèm.)
19. I have attached [document name] for your review.
    (Tôi đã đính kèm [tên tài liệu] để bạn xem xét.)
20. Enclosed is [document] that you may find helpful.
    (Kèm theo là [tài liệu] mà bạn có thể thấy hữu ích.)
21. Here is the [document/report] you requested.
    (Đây là [tài liệu/báo cáo] bạn yêu cầu.)

7. Hỏi về tiến độ

Khi muốn biết tiến độ công việc:

22. I am following up to see if there are any updates on [topic].
    (Tôi đang theo dõi để xem có bất kỳ cập nhật nào về [chủ đề] không.)
23. Could you please update me on the status of [project]?
    (Bạn có thể cập nhật tình trạng của [dự án] cho tôi được không?)
24. Do you have any updates regarding [specific matter]?
    (Bạn có bất kỳ cập nhật nào liên quan đến [vấn đề cụ thể] không?)
25. I wanted to check in on [project/timeline].
    (Tôi muốn kiểm tra về [dự án/thời gian biểu].)

8. Xác nhận nhận email

Khi cần biết người nhận đã xem email:

26. Could you kindly confirm receipt of this email?
    (Bạn có thể xác nhận đã nhận được email này không?)
27. Please let me know if you have received this email.
    (Hãy cho tôi biết nếu bạn đã nhận được email này.)
28. I would appreciate it if you could acknowledge receipt.
    (Tôi sẽ rất cảm kích nếu bạn có thể xác nhận đã nhận.)

9. Xin lỗi

Khi cần xin lỗi trong email tiếng Anh:

29. I apologize for the delay in my response.
    (Tôi xin lỗi vì sự chậm trễ trong phản hồi của tôi.)
30. I am sorry for any inconvenience caused.
    (Tôi xin lỗi vì bất kỳ sự bất tiện nào đã gây ra.)
31. Please accept my apologies for [specific issue].
    (Vui lòng chấp nhận lời xin lỗi của tôi về [vấn đề cụ thể].)
32. I regret to inform you that [unfortunate news].
    (Tôi rất tiếc phải thông báo rằng [tin xấu].)

10. Cám ơn

Khi cần cảm ơn người nhận:

33. Thank you for your time and consideration.
    (Cảm ơn bạn vì thời gian và sự cân nhắc của bạn.)
34. I appreciate your prompt response.
    (Tôi đánh giá cao sự phản hồi nhanh chóng của bạn.)
35. Thank you for your support in this matter.
    (Cảm ơn bạn đã hỗ trợ trong vấn đề này.)
36. I am grateful for your assistance.
    (Tôi biết ơn sự giúp đỡ của bạn.)

11. Kéo dài thời gian

Khi bạn cần thêm thời gian:

37. Could you allow me a bit more time to [complete task]?
    (Bạn có thể cho tôi thêm một chút thời gian để [hoàn thành nhiệm vụ] không?)
38. I am still working on [specific task] and will update you soon.
    (Tôi vẫn đang làm việc với [nhiệm vụ cụ thể] và sẽ cập nhật sớm cho bạn.)
39. Please bear with me as I finalize [task/report].
    (Hãy thông cảm khi tôi hoàn tất [nhiệm vụ/báo cáo].)
40. I will get back to you by [specific date].
    (Tôi sẽ phản hồi bạn trước [ngày cụ thể].)

12. Kết thúc email

Kết thúc email là phần quan trọng thể hiện tính chuyên nghiệp:

41. I look forward to your reply.
    (Tôi mong nhận được phản hồi từ bạn.)
42. Please let me know if you have any questions.
    (Hãy cho tôi biết nếu bạn có bất kỳ câu hỏi nào.)
43. I am looking forward to hearing from you.
    (Tôi mong chờ được nghe từ bạn.)
44. Thank you in advance for your assistance.
    (Cảm ơn bạn trước vì sự hỗ trợ của bạn.)
45. Let me know if there is anything else I can do to help.
    (Hãy cho tôi biết nếu tôi có thể làm gì khác để giúp đỡ.)

13. Ký tên cuối email

Cuối cùng, bạn có thể chọn những câu ký tên phù hợp:

46. Best regards,
    (Trân trọng,)
47. Kind regards,
    (Trân trọng,)
48. Sincerely,
    (Chân thành,)
49. Yours faithfully,
    (Trân trọng kính chào,)
50. Best wishes,
    (Lời chúc tốt đẹp,)

14. Câu gửi trong email giao dịch

Khi email tiếng Anh mang tính chất giao dịch, bạn có thể sử dụng:

51. We would like to place an order for [product/service].
    (Chúng tôi muốn đặt hàng cho [sản phẩm/dịch vụ].)
52. Could you please provide a quote for [specific item]?
    (Bạn có thể cung cấp báo giá cho [mặt hàng cụ thể] không?)
53. Thank you for your inquiry about [product/service].
    (Cảm ơn bạn đã yêu cầu thông tin về [sản phẩm/dịch vụ].)
54. Please find the invoice for your order attached.
    (Vui lòng xem hóa đơn cho đơn hàng của bạn được đính kèm.)

15. Một số câu phổ biến khác

55. I hope we can work together on this project.
    (Tôi hy vọng chúng ta có thể hợp tác trong dự án này.)
56. It was great speaking with you earlier.
    (Rất vui được nói chuyện với bạn trước đó.)
57. Thank you for bringing this to my attention.
    (Cảm ơn bạn đã lưu ý điều này với tôi.)
58. I appreciate your feedback on this matter.
    (Tôi đánh giá cao phản hồi của bạn về vấn đề này.)
59. Let me know a convenient time for you to discuss further.
    (Hãy cho tôi biết thời gian thuận tiện để bạn thảo luận thêm.)

16. Email hỏi thăm hoặc duy trì quan hệ

60. I hope you are doing well.
    (Tôi hy vọng bạn đang ổn.)
61. How have you been?
    (Bạn dạo này thế nào?)
62. I wanted to check in and see how things are going.
    (Tôi muốn kiểm tra xem mọi việc thế nào.)
63. Just touching base to stay updated on [topic].
    (Chỉ muốn cập nhật về [chủ đề].)

17. Email tiếng Anh cho phản hồi

64. Thank you for your feedback on [specific issue].
    (Cảm ơn bạn về phản hồi về [vấn đề cụ thể].)
65. We will take your comments into consideration.
    (Chúng tôi sẽ xem xét các nhận xét của bạn.)
66. I have forwarded your feedback to the relevant department.
    (Tôi đã chuyển tiếp phản hồi của bạn đến bộ phận liên quan.)
67. We appreciate your input on [topic].
    (Chúng tôi đánh giá cao ý kiến của bạn về [chủ đề].)

18. Lời chúc kết thúc

68. Wishing you a great day ahead.
    (Chúc bạn một ngày tuyệt vời phía trước.)
69. I hope you have a productive week.
    (Tôi hy vọng bạn có một tuần làm việc hiệu quả.)
70. Looking forward to working with you.
    (Mong được hợp tác với bạn.)

Việc viết email tiếng Anh chuyên nghiệp không chỉ giúp bạn giao tiếp hiệu quả hơn mà còn tạo ấn tượng tốt với đối tác và đồng nghiệp quốc tế. Hãy bắt đầu trau dồi kỹ năng này ngay hôm nay để mở rộng cơ hội học tập và làm việc trong môi trường toàn cầu. Chúc bạn thành công trên hành trình hoàn thiện khả năng viết email tiếng Anh của mình!